Iedere bijlage wordt geopend, gedownload, hernoemd en in de juiste klant- of leveranciersmap gezet.
Stop met facturen uit je mailbox halen en lijstjes bijhouden.
Een factuur openen, opslaan, hernoemen, gegevens overnemen en een betaaltaak maken. Iedere factuur vraagt hetzelfde rijtje handelingen. Ik richt het zo in dat de informatie automatisch wordt verzameld en als controleerbaar overzicht klaarstaat. Jij kijkt na wat klopt en bepaalt wat verdergaat.
Vrijblijvend · ik lees je uitleg zelf · je krijgt antwoord van Joep
Het dagelijkse patroon
Factuur binnen ▸ gegevens eruit ▸ controleren ▸ opslaan en doorzetten
Alleen de afgesproken mailboxen en mailsoorten worden verwerkt. Een twijfelgeval blijft staan totdat iemand ernaar heeft gekeken.
Waar tijd weglekt
Niet het boekhouden, maar alles wat eraan voorafgaat
Je boekhoudpakket kan prima werken terwijl de weg ernaartoe nog bestaat uit mailboxen, downloads, mapjes en Excel-lijstjes.
Leverancier, datum, bedrag, vervaldatum en factuurnummer komen nog een keer in een lijst of taak te staan.
Aan het eind van de maand is niet direct zichtbaar welke factuur ontbreekt of nog aandacht nodig heeft.
Voor een administratiekantoor betekent iedere klant een eigen mailbox, mapstructuur en uitzondering.
Van mailbox naar overzicht
Drie stappen en daarna jouw controle
De automatisering bereidt voor. Belangrijke administratieve handelingen blijven zichtbaar voor een medewerker.
Herkennen
Is het een factuur, creditnota of iets anders? Alleen de afgesproken berichten en bijlagen worden verwerkt.
Ordenen
Leverancier, datum, bedrag en factuurnummer komen in één overzicht. De originele mail blijft erbij.
Klaarzetten
Bestandsnaam, map, taak of vervolgstap worden voorbereid volgens de afspraken die jouw bedrijf gebruikt.
Controle is onderdeel van de oplossing. Een onleesbare bijlage, onbekende leverancier of afwijkend bedrag blijft gemarkeerd staan. Pas na akkoord wordt iets opgeslagen, doorgezet of als verwerkt gemarkeerd.
Past dit bij jou?
Interessant bij herhaling, niet bij een handvol facturen
Dit past waarschijnlijk als
- iemand iedere week factuurmails opent, opslaat en overneemt;
- je boekhoudpakket goed is, maar het werk ervoor nog handmatig blijft;
- je meerdere leveranciers, klanten of mailboxen naast elkaar verwerkt;
- je wilt kunnen controleren wat er met iedere factuur is gebeurd.
Een bestaande oplossing is beter als
- er maar een paar facturen per maand binnenkomen;
- je boekhoudpakket dit proces al volledig ondersteunt;
- je een standaard scan-abonnement zoekt dat je zelf direct kunt aanzetten;
- je wilt dat alles zonder menselijke controle wordt geboekt.
2.635facturen uit oude Windows-software gehaald
39.525handmatige klikken voorkomen
~40 uurhandwerk bespaard binnen die opdracht
Eerder uitgevoerd
Ook toen de software geen exportknop had
Een handelsbedrijf moest 2.635 facturen uit een oud Windows-programma overzetten naar een nieuw boekhoudpakket. Twee eerdere partijen kregen de overzetting niet werkend.
Ik bouwde een klikrobot die dezelfde vaste stappen volgde als een medewerker en leverde een controleerbaar Excel-overzicht op. Dat is een andere route dan een mailbox, maar dezelfde aanpak: eerst begrijpen waar het handwerk zit, daarna alleen dat stuk overnemen.
Lees het volledige factuurproject ▸
Waarom Scheeltwerk?
Ik kijk naar jouw administratie, niet naar een standaarddemo
Je laat zien hoe één factuur nu door je bedrijf loopt. Ik kijk welke stappen je bestaande software al kan overnemen en waar het echte maatwerk zit. Is een instelling of bestaand pakket genoeg, dan zeg ik dat. Moet er iets gekoppeld of gebouwd worden, dan doe ik dat zelf.
Eén aanspreekpuntJe spreekt rechtstreeks met degene die uitzoekt, inricht en bouwt.
Uitzonderingen tellen meeCreditnota's, vreemde bijlagen en onbekende leveranciers horen bij de scope.
Menselijke controleTwijfel blijft zichtbaar voordat een administratieve actie doorgaat.
Jouw omgevingDe oplossing sluit aan op je mailbox, mappen en boekhoudpakket. Je krijgt documentatie mee.
Vrijblijvend
Beschrijf je mailproces, dan kijk ik ernaar
Geen offerte-aanvraag met twintig verplichte velden. Vertel hoe facturen nu binnenkomen en wat je ermee doet. Ik lees het zelf en schrijf terug waar ik een logische eerste stap zie.
Staat genoteerd.
Ik lees je bericht en reageer per mail. Wil je er liever even over bellen? Dat mag ook: 06 23 78 96 13.
Goed om te weten
Vier vragen voor je begint
Vervangt dit mijn boekhoudpakket?
Nee. Het pakt het werk vóór je boekhoudpakket aan: facturen herkennen, ordenen, hernoemen en controleerbaar klaarzetten. Moneybird, Yuki, Exact of een ander pakket kan gewoon blijven.
Wat gebeurt er als een factuur niet goed wordt gelezen?
Dan blijft die factuur gemarkeerd staan voor controle. Onzekere of ontbrekende informatie gaat niet stilletjes verder. De medewerker bepaalt wat ermee gebeurt.
Gaan mijn facturen naar een AI-dienst?
Alleen als AI nodig is voor de afgesproken taak. Vooraf leggen we vast welke gegevens naar welke dienst gaan. Waar vaste regels voldoende zijn, blijft AI buiten de verwerking.
Wat kost een factuurstroom op maat?
Dat hangt vooral af van aantallen, verschillende leveranciers, uitzonderingen en koppelingen. Nadat je de huidige werkwijze hebt laten zien, krijg je vooraf een concrete inschatting.
Begin bij één factuur
Welk rijtje handelingen voer jij iedere keer opnieuw uit?
Laat één factuurmail en de stappen erna zien. Dan hoor je eerlijk welk deel met je huidige software kan en waar een automatisering echt iets toevoegt.
Of bel 06 23 78 96 13 · mail joep@scheeltwerk.nl